Sous l’autorité de votre responsable hiérarchique, vous prenez en charge les tâches de secrétariat et de coordination administrative des différentes unités du département. Vous organisez les agendas du chef ou de la cheffe de département et éventuellement de son adjoint ou adjointe.

A ce titre, vous prenez notamment en charge les activités suivantes :

• s’assurez de la bonne organisation du département : circulation de documents, gestion et organisation logistique des réunions et des déplacements ;
• préparer les dossiers du chef ou de la cheffe de département (constitution, synthèse, mise en forme) et l’assister dans le suivi opérationnel des dossiers du département ;
• assurer une réponse par téléphone ou par messagerie électronique, transmettre les messages en prenant en considération le caractère d’urgence et orienter les correspondants et correspondantes ;
• assurer la saisie de documents, en français et en anglais et rédiger des compte-rendu ;
• assurer l’accueil des interlocuteurs ou interlocutrices et des intervenants ou intervenantes internes ;
• établir les commandes et en assurer le suivi ;
• participer à la recherche de fournisseurs et de prestataires de service (sourcing) ;
• concevoir et gérer l’organisation du classement et des recherches documentaires de l’unité et/ou de la direction à laquelle vous êtes rattachée ;
• assurer la logistique du département: gestion des fournitures, badges, gestion du courrier, classement, etc. ;
• en lien avec la DRH, participer à la gestion du personnel du département: suivi des tableaux d’absences et congés, suivi des recrutements en cours, suivi des actions de formation, etc. ;
• réaliser des présentations de l’offre et des actions entreprises.
   

Vous pouvez également être amenée à :

• remplacer le cas échéant les autres secrétaires et/ou assistants ou assistantes de la direction ;
• assurer le relai du correspondant ou de la  correspondante informatique (aménagements/déménagements, matériels informatiques, messagerie électronique, etc.) ;
• former de nouveaux ou nouvelles collègues de travail sur un poste similaire ;
• participer à des activités opérationnelles en lien avec le public, de type « information générale » ou « permanence numérique »

La Formation et l’expérience professionnelle :

Titulaire d’une formation de niveau BTS assistant manager ou assistante manager ou gestion des PME, vous disposez d’une expérience significative sur un poste similaire.

Les compétences, savoir-faire et savoir-être :

• aisance rédactionnelle (prise de notes, rédaction de compte-rendu, courriers, etc…).
  très bon niveau d’expression orale (relations téléphoniques et face à face).
  maîtrise des outils bureautiques usuels (traitement de texte, tableur, présentation power point, gestion de base de données) et de navigation sur le web (messagerie, sites internes ou externes).
  grande discrétion dans le travail.
• aptitude au travail avec plusieurs interlocuteurs et interlocutrices et à la facilitation des échanges.
• autonomie dans l’organisation, rigueur, méthode et capacité à gérer les priorités.
• bonne connaissance des procédures administratives de l'établissement.
• pratique de l’anglais (répondre et comprendre les appels téléphoniques, aptitude à rédiger des mails simples en anglais).