Sous l’autorité du chef de département, vous assurez le suivi administratif et coordonnez l’activité en relation avec les équipes opérationnelles du département, les différents services et directions internes ainsi que les entreprises extérieures.
Dans ce cadre, vous prenez en charge les activités suivantes :

Coordination technique des activités du département :

• assurer le suivi et le contrôle de la bonne exécution des demandes d’intervention et ordre de travaux ;
• garantir le respect des procédures relatives aux autorisations, réglementations techniques et règles internes ;
• organiser le fonctionnement logistique du département ;
• participer à l’instruction des DI ;
• contribuer à l’actualisation des documents de référence du département ;
• créer, analyser et mettre à jour les tableaux de bord d’activités et de performance.

Coordination administrative du département :

• instruire, formaliser, coordonner la procédure de passation des commandes et des marchés ;
• effectuer le suivi administratif des commandes, marchés, contrats et prestations ;
• assurer le secrétariat du département : gestion d’appels, agendas, rédaction de courriers, notes et comptes rendus ;
• préparer, organiser les réunions ;
• contribuer au partage des bonnes pratiques en transverse ;

Contrôle et du suivi juridico-financier du département :

• suivre la consommation budgétaire et contribuer à la préparation des budgets annuels ;
• appliquer et faire respecter les clauses administratives, juridiques et financières des marchés : délais contractuels, conformité des pièces, gestion des litiges, application des pénalités éventuelles, etc.;
• assurer le suivi du plan de formation de l'équipe ;
• assurer le suivi du tableau de renouvellement des marchés ;
• participer à l’amélioration continue des process ;
• intervenir en soutien des équipes dans la prise en main et utilisation des outils, intervenir en support pour la gestion des plannings de présence ;
• animer les vérifications de conformité réglementaire, technique et financière des devis ;
• élaborer et finaliser les pièces nécessaires à la passation de commandes et marchés ;
• participer à la rédaction et à la mise en forme des rapports de présentation et documents administratifs associés ;
• concevoir, mettre en place, analyser et actualiser des outils de suivi d’activité et de performance.

Formation universitaire bac +3 en gestion administrative, assistanat de direction, gestion publique ou équivalent.

Expérience professionnelle de 3 à 5 ans dans la coordination technico administrative, idéalement dans un environnement technique, bâtiment ou maintenance, de préférence dans un établissement public.

Maîtrise des procédures de marchés publics, de la gestion budgétaire et des outils de suivi financier

Aisance dans la gestion simultanée de dossiers variés et dans l’interface avec des interlocuteurs multiples

Esprit d’analyse, sens de l’organisation, autonomie et proactivité.

Maitrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion (GMAO, finances, tableaux de bord)

Bonnes capacités rédactionnelles et sens aigu de la rigueur administrative.

Aptitude à la facilitation.

Capacité à faire preuve de retenue dans la divulgation d'informations et être capable d'en respecter la confidentialité.