Vous assurez le secrétariat de la déléguée et de la délégation. Vous apportez une assistance dans la gestion administrative et l’organisation des informations internes et externes liées au fonctionnement de la délégation.

Vous prenez notamment en charge les activités suivantes :

• assurer l’accueil physique et téléphonique (filtrage des appels, transmission des messages, prise de rendez-vous) ;
• gérer les agendas, planifier, organiser et suivre les réunions (conception et mise en forme de supports de réunion, constitution des documents préparatoires et diffusion aux participants et participantes, gestion et organisation logistique, rédaction et diffusion des comptes rendus et des relevés de décisions) ;
• contribuer à l’organisation générale des séminaires, colloques, événements pilotés par la délégation, en lien éventuellement avec le secrétariat de la présidence-direction générale;
• organiser les missions en France et à l’étranger pour l’ensemble des personnels de la délégation;
• rédiger et mettre en forme les courriers et les documents administratifs ;
• administrer et mettre à jour le fichier des contacts (personnalités extérieures, prestataires, etc.) ;
• administrer, assurer le suivi, archiver et classer l’ensemble des documents de travail de la direction sur le serveur en lien avec l’ensemble des équipes opérationnelles, assurer une veille et un classement thématique dématérialisé sur les dossiers stratégiques ;
• assurer le suivi de documents budgétaires simples et mettre à jour les tableaux de bord et tous les outils de planification du pilotage global de la délégation ;
• établir des commandes via la plateforme dédiée pour les activités directement rattachées à la délégation et en assurer le suivi ;
• gérer l’approvisionnement en fournitures de bureau, de badges, de cartes, etc. ;
• assurer l’administration RH, en lien avec la DRH, des personnels de la délégation.

Vous pouvez être en charge de :

• suivre certains dossiers transverses;
• assurer le suivi de marchés;
• former des collègues sur un poste de travail similaire.

La Formation et l’expérience professionnelle :

Vous êtes titulaire d'une formation universitaire de niveau licence 3 ou master 1 dans le domaine de l’assistanat de direction, pouvant être acquise par une expérience professionnelle de quelques années après un BTS-DUT, ou par une expérience professionnelle de plus de sept ans après un BAC.

Les compétences, savoir-faire et savoir-être

Les compétences, savoir-faire et savoir-être

Excellente qualités rédactionnelles.

Excellente expression orale.

Parfaite maîtrise de l’anglais écrit et parlé.

Maîtrise des outils bureautiques usuels et de navigation sur le web.

Bonne capacité à travailler avec des outils de travail collaboratifs.

Intérêt pour les réseaux sociaux.

Grande discrétion dans le travail.

Aptitude au travail en équipe et avec de nombreux·ses interlocuts et à la facilitation.

Autonomie dans l’organisation, rigueur de méthode et capacité à gérer les priorités.

Connaissance des procédures administratives en vigueur au sein d’un établissement public.

Intérêt pour le monde de la culture et des musées.