Sous l’autorité de la directrice :

Vous prendrez en charge le secrétariat de la directrice et du directeur adjoint ou de la directrice adjointe, l’organisation des agendas, réunions, déplacements et outils nécessaires à la bonne conduite des activités ainsi que dans la gestion administrative des opérations, en lien avec le secrétariat des départements de la direction. Vous contribuerez à l’animation du collectif d’une direction d’une centaine de collaborateurs et serez force de proposition dans les solutions pertinentes à mettre en œuvre.

Activités liées à la gestion des agendas et à l’organisation des réunions :

• gérer les agendas, planifier, organiser et suivre les réunions ;
• contribuer à l’organisation générale des séminaires, colloques, événements pilotés par la direction, en lien avec les secrétariats des départements ;
• assurer l’accueil physique et téléphonique (filtrage des appels, transmission des messages, prise de rendez-vous)

Activités liées à la communication et à la diffusion de l’information :

• rédiger divers documents nécessaires à la bonne organisation des réunions (conception et mise en forme de supports de réunion,
• constitution des documents préparatoires et diffusion aux participants, gestion et organisation logistique, rédaction et diffusion des comptes rendus et des relevés de décisions) ;
• proposer et mettre en œuvre des formats d’échange pertinents pour assurer le bon partage d’information entre les départements et services ;
• être force de proposition dans les rdv professionnels à organiser et les événements auxquels assister dans le secteur du numérique culturel ;
• rédiger et mettre en forme les courriers et les documents administratifs ;
• administrer et mettre à jour le fichier des contacts (personnalités extérieures, prestataires, etc.)

Activités liées au suivi de l’activité et au fonctionnement de la direction :

• gérer le suivi de validation et de signature des parapheurs et i-parapheurs ;
• organiser les missions en France et à l’étranger pour l’ensemble des personnels de la direction ;
• administrer, assurer le suivi, archiver et classer l’ensemble des documents de travail de la direction ;
• assurer le suivi de documents budgétaires simples et mettre à jour les tableaux de bord ;
• établir des commandes via la plateforme dédiée et en assurer le suivi ;
• gérer les abonnements, l’approvisionnement en fournitures de bureau, de badges, de cartes, etc. ;
• assurer l’administration RH, en lien avec la DRH, des personnels de la direction.

Vous pouvez être amené ou amenée à :

• prendre en charge certains dossiers relevant de la direction ;
• assurer le cas échéant, le secrétariat de l’un des départements de la direction ;
• assurer le suivi de marchés relevant de la direction.

La Formation et l’expérience professionnelle :

Formation universitaire de niveau licence 3 ou master 1 dans le domaine de l’assistanat de direction, pouvant être acquise par une expérience professionnelle de quelques années après un BTS-DUT, ou par une expérience professionnelle de plus de sept ans après un BAC.

Expérience significative dans un environnement professionnel culturel dans le domaine de l’assistanat de direction, et de la planification d’activités.

Les compétences, savoir-faire et savoir-être :

• Excellente qualité rédactionnelle.
• Excellente expression orale.
• Bonne maîtrise de l’anglais écrit et parlé.
• Maîtrise des outils bureautiques usuels et de navigation sur le web.
• Capacité à concevoir des supports de présentation clairs et professionnels (PowerPoint). Création de templates, mise en page graphique, infographies et diagramme
• Maitrise simple de tableur pour le récolement et le traitement d’information - Saisie de données, tris, filtres et mise en forme simple de tableaux.
• Bonne Forte capacité à travailler avec des outils de travail collaboratifs.
• Intérêt pour les réseaux sociaux.
• Grande discrétion dans le travail.
• Aptitude au travail en équipe et avec de nombreux interlocuteurs et interlocutrices, et à la facilitation.
• Autonomie dans l’organisation, rigueur de méthode et capacité à gérer les priorités.
• Connaissance des procédures administratives en vigueur au sein d’un établissement public.
• Intérêt pour le monde de la culture et des musées.

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