Le secrétariat de la présidence direction générale est composé de deux assistants ou assistantes, dont l’une est plus spécifiquement chargée de l’assistanat de la présidence et l’autre de celui de la direction générale. Un travail collaboratif est cependant attendu, notamment en cas d’absence de l’un ou l’une des deux. Placé ou placée sous l’autorité hiérarchique du Président ou de la Présidente, vous prenez en charge son assistanat. Vous assurez le suivi et le traitement de certains dossiers gérés par la présidence et prenez notamment en charge les activités suivantes :

Activités liées à la gestion des agendas et à l’organisation des réunions :

• gérer l’agenda du Président ou de la Présidente et prendre en charge l’organisation de ses déplacements ;
• planifier, organiser et assurer le suivi de réunions, séminaires, colloques et les projets pilotés par la présidence direction générale.

Activités liées à la communication et à la diffusion de l’information :

• assurer une réponse et transmettre les messages, en français comme en anglais, en prenant en compte le caractère d’urgence, orienter les correspondants et correspondantes et transmettre en interne et en externe les décisions et informations pertinentes ;
• concevoir et mettre en forme des supports de réunions ;
• rédiger divers documents (compte-rendu de réunion, relevés de décisions, courriers administratifs, etc.).

Activités liées au suivi de l’activité et au fonctionnement de la Présidence direction générale :

• gérer le courrier entrant (enregistrement, diffusion, suivi de la réponse à apporter) et contribuer, en lien avec la direction des systèmes d’information, à la réflexion d’un passage à une gestion électronique du courrier avec un logiciel ad hoc ;
• gérer le suivi de validation et de signature des parapheurs et e-parapheurs ;
• assurer le suivi de documents budgétaires simples, de tableaux de bord, d’états liés à la gestion du personnel et de documents administratifs ;
• instruire des dossiers (compilation de documents et rédaction de synthèses) ;
• gérer les abonnements, les fournitures de bureau, les demandes de badges, de cartes, etc.

Activités liées à l’archivage et au classement des documents :

• procéder au classement de la documentation ;
• organiser l’archivage des documents le cas échéant.

Vous pouvez être amené ou amenée à :

• assurer, lorsqu’elle est absente, l’intérim de l’assistante de direction de la directrice générale déléguée et de son adjoint ;
• établir des commandes et en assurer le suivi ;
• assurer le suivi de marchés relevant de la présidence direction générale ;
• former de nouveaux ou de nouvelles collègues sur le poste de travail.

Des activités – rédaction de courriers, recherches documentaires, constitution de dossiers… - peuvent également être assurées en appui au chargé ou à la chargée de mission de la présidence direction générale, qui supervise la gestion du secrétariat.

La Formation et l’expérience professionnelle :

Titulaire d’un diplôme d’assistanat de direction/assistant ou assistante manager et/ou de gestion, vous disposez de plusieurs années d’expérience professionnelle sur un poste d’assistanat auprès de dirigeants et dirigeantes.

Les compétences, savoir-faire et savoir-être :

• Bonnes qualités rédactionnelles et excellente maîtrise de l’orthographe.
• Bonne maîtrise de l’anglais écrit et oral.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques usuels (pack office, Outlook) et de navigation sur le web.
• Connaissance de l’organisation, du fonctionnement et des procédures administratives de l'établissement.
• Aptitude au travail avec de nombreux interlocuteurs et interlocutrices.
• Sens du service et de la facilitation.
• Autonomie dans l’organisation et rigueur de méthode.
• Bonne capacité à gérer les priorités et à anticiper les situations.
• Grande discrétion dans le travail et sens de la confidentialité.

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