Dans le cadre de la mission d’Universcience visant à promouvoir la médiation scientifique et le dialogue entre sciences et société, le Département Rencontres, sciences et sociétés conçoit et organise des rencontres, colloques et événements destinés à différents publics.
Afin d’assurer la bonne conduite administrative et financière de ces actions et de contribuer à la coordination de projets innovants, nous recherchons un assistant administratif et de projets F/H, à l’aise tant avec les procédures administratives qu’avec la logistique événementielle.
Sous l’autorité hiérarchique de la cheffe ou du chef de département et la responsabilité fonctionnelle de la personne en charge de la coordination administrative de la direction, vous contribuerez au succès opérationnel et financier des projets du département.

Assistanat et suivi des projets
Vous assurez l’organisation et le suivi administratif des activités et projets du département: gestion des agendas et réunions, préparation et mise en forme des supports, rédaction et diffusion des comptes rendus et relevés de décisions, gestion du courrier et des circuits de signature.
Vous organisez les séminaires, colloques et déplacements des collaborateurs, collaboratrices et intervenants extérieurs : ordres de mission, convocations, réservations, inscriptions, rendez-vous et suivi des plannings. Vous contribuez également à la constitution et à l’instruction des dossiers, à la gestion documentaire ainsi qu’au suivi administratif de certains marchés.

Suivi administratif et financier
Vous assurez la saisie et le suivi des engagements juridiques via les outils dématérialisés: création des fournisseurs et intervenants, devis, précommandes, facturation, service fait et conventions. Vous alimentez les tableaux de suivi budgétaire et les tableaux de bord, assurez le suivi des documents administratifs et financiers et alertez sur tout dysfonctionnement susceptible d’affecter le déroulement des projets.

Appui à l’organisation des événements et partenariats
Vous contribuez à la préparation et au bon déroulement des événements : tables rondes, projections-débats, visites et autres opérations ponctuelles ou régulières. À ce titre, vous participez à l’accueil des intervenants, à la préparation logistique et à la mise en place de l’environnement nécessaire aux projets.
Vous contribuez au suivi des relations avec les institutions partenaires, à la formalisation des conventions, à la réalisation des bilans et aux procédures de contrôle du service fait. Vous participez également au suivi et à l’évaluation de l’activité, notamment par l’alimentation des tableaux de bord et du CRM, et pouvez contribuer au sourcing de centres de recherche et d’écoles en lien avec les thématiques traitées.
Vous assurez le secrétariat du département et pouvez vous voir confier des missions temporaires en lien avec son activité. Vous serez amenée ou amené à travailler avec l’ensemble des directions et délégations.

 #P1

Vous avez suivi une formation de niveau Bac + 3 à Bac + 5 en gestion administrative, gestion de projets ou équivalent et bénéficiez d'une expérience significative dans un environnement culturel en conduite de projets incluant des dimensions de gestion administrative, financière et juridique.

Les compétences, savoir-faire et savoir-être :

• Maîtrise des montages juridiques et financiers.
• Capacités de négociation et connaissance des procédures d’achat dans le cadre d’un EPIC.
• Notions de contrôle de gestion et des contraintes des achats publics.
• Connaissances des publics et de l’offre.
• Connaissances des montages de partenariats.
• Capacité d’écoute, d’analyse, de synthèse.
• Qualités relationnelles et organisationnelles.
• Capacité à travailler en équipe.
• Maîtrise des outils bureautiques.