Dans le cadre de la mission d’Universcience visant à promouvoir la médiation scientifique et le dialogue entre sciences et société, le Département Rencontres, sciences et sociétés organise rencontres, colloques et événements destinés à divers publics. Pour assurer la bonne conduite administrative et financière de ces actions et soutenir la coordination de projets innovants, nous recherchons un assistant administratif et de projets F/H à l’aise tant avec les procédures administratives qu’avec la logistique événementielle.

Sous l’autorité hiérarchique de la cheffe ou du chef de département et la responsabilité fonctionnelle de la personne en charge de la coordination administrative de la direction, vous contribuerez au succès opérationnel et financier des projets du département. Vos activités relèveront notamment de :

Assistanat de projet:

• planifier et organiser réunions et rencontres (gestion d’agenda, logistique, supports et documents préparatoires)
  Coordonner le volet administratif des séminaires, colloques et déplacements (ordres de mission, réservations, inscriptions, suivi de planning);
• rédiger et diffuser comptes rendus, notes et courriers;
• gérer le classement, la constitution et la mise à jour du fonds documentaire projet;
• assister ponctuellement à l’instruction de marchés publics et conventions.

Suivi administratif et financier:

• enregistrer et piloter les engagements (création fournisseurs, devis, facturation, service fait);
• mettre à jour le suivi budgétaire et alerter en cas d’écart;
• suivre contrats, commandes et tableaux de bord financiers

Appui à l’exploitation:

• accueillir et informer les intervenants et intervenantes sur site;
• préparer et installer les dispositifs techniques;

soutenir l’organisation et le bon déroulement opérationnel des événements.

Activités de veille,reporting et prospection:

• participer à la conception et à l’organisation d’événements (tables‑rondes, projections, visites);
• gérer les relations et conventions de partenariats, établir bilans et contrôles de service fait;
• alimenter et analyser les outils de suivi d’activité pour optimiser les pratiques;
• contribuer au sourcing des institutions et centres de recherche.

Activités de secrétariat du département:

• planifier et suivre les opérations départementales (séminaires, colloques…);
• rédiger documents administratifs et comptes rendus de réunions;
• mettre à jour le CRM en lien avec la DDPC;
• assurer des missions transversales ponctuelles
  
  
  
  

Vous avez suivi une formation de niveau Bac + 3 à Bac + 5 en gestion administrative, gestion de projets ou équivalent et bénéficiez d'une expérience significative dans un environnement culturel en conduite de projets incluant des dimensions de gestion administrative, financière et juridique.

Vous avez développé au cours de vos précédentes expériences les compétences suivantes:

• Maîtrise des montages juridiques et financiers.
• Capacités de négociation et connaissance des procédures d’achat dans le cadre d’un EPIC.
• Notions de contrôle de gestion et des contraintes des achats publics.
• Connaissances des publics et de l’offre.
• Connaissances des montages de partenariats.
• Capacité d’écoute, d’analyse, de synthèse.
• Qualités relationnelle et organisationnelle.
• Capacité à travailler en équipe.
• Maîtrise des outils bureautiques.