Informations générales
Entité de rattachement
La délégation à l'institutionnel, au territorial et à l'international a pour mission d'assurer l'interface entre Universcience et son environnement institutionnel (ministères, parlement, territoires, académies, organismes de recherche...) et de participer à l'élaboration de la politique de communication Institutionnelle. La DITI contribue à définir et mettre en œuvre la politique de rayonnement à l'international d'Universcience et à développer des partenariats avec de grandes institutions (organismes de Recherche, Universités, Entreprises, Musées...), impulsés par Universcience ou à l'initiative d'acteurs extérieurs à l'établissement.
Référence
2024-545
Description du poste
Intitulé du poste
Assistante administrative et de projets F/H
Contrat
CDI
Temps de travail
Temps complet
Salaire
entre 30 et 32 k€ brut annuel
Description de la mission
Vous prenez notamment en charge les activités suivantes :
au titre du suivi administratif budgétaire et RH :
- participer à l’élaboration du Budget Initial (BI) et des Budgets Rectificatifs (BR) ;
- assurer le suivi du budget et des achats de la délégation (suivi des engagements, des prestataires) ;
- co-élaborer le cas échéant les demandes d’achat (MAPA et devis) et assurer le suivi des achats (demandes AWS, commandes, service fait, etc.) ;
- participer à l’analyse de marché (consolidation, notation, sélection de prestataire, etc.);
- assurer l’administration des personnels rattachés à la délégation (suivi des absences, etc.).
au titre de la gestion de projets :
- planifier, organiser et assurer le suivi des opérations de la délégation (séminaires, colloques, salons etc.) ;
- assurer la préparation de l’accueil de délégation (biographies, fiches, plannings, réservations hôtelières, commandes spécifiques …) ;
- assurer le suivi administratif de projets et conventions concernant le pôle territorial et le pôle international (suivi des données chiffrées, , etc.).
au titre des activités de secrétariat de l’unité :
- établir les documents administratifs (certificats de remboursements, ordre de mission, etc.) ;
- constituer, gérer et diffuser le fonds documentaire de la délégation ;
- organiser les missions en France et à l’étranger pour l’ensemble des personnels de la direction ;
- rédiger et mettre en forme les courriers et les documents administratifs ;
- administrer et mettre à jour le fichier des contacts (personnalités extérieures, prestataires, etc.) ;
- administrer, assurer le suivi, archiver et classer l’ensemble des documents de travail de la direction sur le serveur en lien avec l’ensemble des équipes opérationnelles, assurer une veille et un classement thématique dématérialisé sur les dossiers stratégiques ;
- gérer l’approvisionnement en fournitures de bureau, de badges, de cartes, etc…
Profil
La Formation et l’expérience professionnelle :
Titulaire d’une formation de niveau licence ou master, vous justifiez d’une expérience professionnelle d’au moins 3 ans sur une fonction similaire.
Les compétences, savoir-faire et savoir-être :
- excellente qualités rédactionnelles ;
- excellente expression orale ;
- maîtrise de l’anglais écrit et parlé ;
- maîtrise des logiciels de bureautiques (bases de données, traitement de texte, tableur) ;
- intérêt pour les réseaux sociaux ;
- grande discrétion dans le travail ;
- aptitude au travail en équipe et avec des interlocuteurs et interlocutrices nombreux ;
- aptitude à la facilitation ;
- autonomie dans l’organisation, rigueur de méthode et capacité à gérer les priorités ;
- connaissance des procédures administratives en vigueur au sein d’un établissement public ;
- intérêt pour le monde de la culture et des musées.
Localisation du poste
Lieu
Cité des sciences et de l'industrie, 30 Avenue Corentin Cariou 75019 Paris
Demandeur
Poste à pourvoir le
17/07/2024
Nombre de postes à pourvoir
1
Date de publication
15/04/2024